Hvad er en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura, ofte forkortet til e-faktura, er en faktura, der udveksles mellem afsender og modtager i et standardiseret elektronisk format. Dette gør det muligt at sende og modtage fakturaer digitalt via unikke identifikationsnumre som EAN-nummer, GLN-nummer, P-nummer eller CVR-nummer, hvilket effektiviserer hele faktureringsprocessen.
E-fakturaer skelner sig fra almindelige digitale fakturaer, såsom dem sendt i PDF-format, ved at de anvender et struktureret format, der muliggør automatisk behandling i regnskabsprogrammer. Dette format, eksempelvis OIOUBL, sikrer, at fakturaoplysningerne kan læses og behandles automatisk uden manuel indtastning.
Hvordan fungerer e-faktura?
E-fakturaer sendes og modtages via unikke numre, der fungerer som elektroniske postkasser. Dette sikrer en sikker og effektiv udveksling af fakturaer, idet elektronisk fakturering tilbyder en højere grad af sikkerhed mod svindel sammenlignet med traditionelle faktureringsmetoder. Dette skyldes, at e-fakturaer kan sendes som krypteret data, hvilket er en sikkerhedsforanstaltning, der ikke findes ved fremsendelse af PDF-fakturaer.
E-fakturaer integreres direkte i modtagerens bogføringssystem, hvilket minimerer behovet for manuelt arbejde og reducerer risikoen for fejl. Dette er især nyttigt i håndteringen af fakturaer, da de kan behandles og arkiveres uden manuel indgriben.
Elektronisk fakturering med NemHandel
For at sende en e-faktura kan du bruge NemHandel, en platform der let integreres med de fleste regnskabsprogrammer. NemHandel muliggør automatisk udveksling af e-fakturaer, både til offentlige myndigheder og private virksomheder, ved brug af et EAN-nummer eller andet unikt identifikationsnummer.
GLN-nummeret (Global Location Number) fungerer som en elektronisk adresse og er sammenligneligt med et EAN-nummer, som oprindeligt var tænkt til Europa men nu bruges globalt.
E-faktura i relation til bogføringsloven 2022
Automatisering af administrative processer, herunder håndtering af e-fakturaer, understøttes kraftigt af den nye bogføringslov fra 2022. Loven fremmer brugen af e-fakturaer ved at opfordre til digital fremsendelse og modtagelse af fakturaer i overensstemmelse med offentlige standardkontoplaner, hvilket yderligere effektiviserer og sikrer nøjagtigheden i bogføringsprocesser.
Relaterede begreber inkluderer:
EAN-Faktura
Elektronisk indbetalingskort
Faktura
Fakturascanning
Online faktura
